Factures : numérisation des documents établissant une piste d’audit fiable

Les règles de numérisation des documents constitutifs d’une piste d’audit fiable établis à l’origine sur support papier sont enfin connues.

Les documents établissant une piste d’audit fiable doivent être conservés pendant 6 ans sur support papier ou électronique, quelle que soit leur forme d’origine, au choix de l’entreprise. Un arrêté récent a précisé les modalités de numérisation de ces documents établis à l’origine sur support papier.

Ainsi, depuis le 1 février 2016, le transfert de ces documents vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le document numérisé doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs devant être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur. Techniquement, une fois numérisé, il doit être conservé sous format PDF assorti d’une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. En outre, le document n’est valable que s’il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier. Et en cas de modification ou de correction de données du document numérisé, seul le document corrigé et numérisé à nouveau est admis.